新任部門主管的九個成功關鍵步驟

flyfish01 · 發表于 2009-11-3 09:26:02

新任的部門主管是指被選派負責領導一支成員五至十人的團隊，可能是第一次擔任這種管理責任，或第一次擔任主管工作。這位領導者可能先前就是這支團隊的成員，也可能是同一個單位里面其它部門的主管或資深經理，但現在，身為領導的他和這支團隊之間是全新的關系。
這種主管雖然可能在過去累積了廣泛的經驗，不過，新上任的主管將面臨比先前的工作更加艱難的局面，同事間的關系也將和以往完全不同。
新任部門主管的九個成功關鍵步驟
·面對預期變化
·仔細研究新的工作
·利用就職引介，獲取必要信息
·了解你的團隊
·發展公司內部與外部關系
·辨識可能采取的績效標準
·促進你和下屬的關系
·發展勝利的團隊
·定期做評估
◎新任部門主管的九個成功關鍵步驟
1.面對預期變化
即便是你已了解掌握新工作角色，你的生活仍有可能會變得比以前更吃力。
你需要來自家人的支持：
·在壓力極大的期間，獲得家人的支持；
·沒有讓你分心的家務事，使你能專心于新崗位。
盡早和你的家人討論這項新工作可能會對你們之間關系造成的影響，以及可能會對家庭的日常生活造成什么改變。日后也要持續這種討論。
2.仔細研究新的工作
盡可能多的了解：
如果你是新加入此公司的話，要對公司進行了解
·歸屬的部門；
·新工作的職責；
·此職務的歷史；
·你的新下屬(如果你還不認識他們的話)。
你新工作相關的一切人及事物，不要有任何先入為主的意見，也不要拘泥于先前的工作經驗和過去公司和部門的運作方式。
盡可能了解你的前任者及他在此職務上采用的方法：
·他為何離開；
·此主管偏好的管理風格；
·這項工作需要哪些改變。
至少擬出一個暫時計劃，一旦你就職后，就比較難有新計劃。
思考你的新目標，你應該如何發展自己。總結你的長處與弱點，該如何運用你的正面特質與經驗來彌補你的弱點？不要預先假設新團隊會喜歡你的作風，即使你的前任者不受歡迎，你的新部屬可能也不會很高興見到一位陌生的新主管取而代之，因為他們尚未做好心理準備。最重要的是，不要新官上任三把火，太大刀闊斧地改變既有的現況。
3.利用就職介紹，獲取必要信息
在上任第一天，會有人事部門的人或你的直屬單位領導帶領你認識新環境，把你介紹給同仁，及辦理正式手續，你也會被介紹給你的團隊。在此過程中，你必須積極主動，確保你獲得所需的信息。
4.了解你的團隊
了解你的部門、團隊或單位的組織目的，即過去完成了什么、現在情況如何，你的客戶有何期望等等。
若你的團隊集中于同一個辦公地點，請某人召集所有成員，自我介紹，讓大家知道你很期待和他們一起工作，向他們解釋你會盡快分別和每個人會談。若團隊成員的辦公地點分散，你也要盡快安排，集合會面。
與團隊成員個別談話，安排充分時間，為這些會談規劃一個討論架構，要在友善但不失正式的氣氛下，自然但有系統地交換資訊。禮貌且小心聆聽，引導出他們的個別意見，并做筆記(不要忘了解釋你為何這么做)。可以考慮在結束會談、成員離開前，提出下面這個問題供他們思考：「我該如何做(或不做)，才能幫助你提升工作績效？在計劃擴大團隊之前，你應該先評估你的新團隊。
如果你察覺團隊中的一個成員原想獲得你的職位，應該面對此事，不要以優越者自居，向此人表達你們可以友善共事，而且你期望獲得他的協助。務必謹慎行事，設想團隊有他們對你的評價標準，尤其是當其它團隊成員也認為那位成員應該獲得你的職位，更是應該小心。
5.發展公司內部與外部關系
向你的客戶(內部與外部客戶)、供貨商以及你的工作網絡中的其它人，進行自我介紹。開始和你的上司發展關系，但不要操之過急，先了解他想和你建立哪種合作關系。
6.辨識可能采取的績效標準
記錄新環境中被接受、和不被接受的，經過幾星期后，你應該會得出一些概念，知道你的部屬對你的期望。辨識你的上司、同仁及客戶(內部與外部客戶)將以哪些標準來評估你的表現，然后誠實面對自己，看自己能達到這些標準嗎？若否，你該怎么做？想想看，有誰能協助你，以及你可能必須為此付出什么代價。
7.促進你和下屬的關系
在和你的部屬會談后，接下來你必須開始促進與個別部屬之間的關系。當某人投入額外時間與努力時，切記表達感謝，贊美他們的優秀與成就，以加強他們的自信。
建立你的管理風范，讓你的部屬了解，你相當關心他們的發展與進步。但切記，人們會以你是否言行一致、信守承諾來評價你。下定決心來傾聽部屬所言：
·幫助他們了解他們的工作可以對團隊成效做出怎樣的貢獻；
·對每位部屬訂定明確目標及評估是否達成目標的標準；
·至少每季一次和個別團隊成員會面，討論他們的整體表現；
·在評估績效時，必須考慮所有重要的相關信息；坦誠且直接討論績效；努力使雙方對效評估達成一致意見；切記績效評估必須和非正式的回饋一致；
·幫助員工研擬特定計劃以改善他們的績效；
·確使每位部屬清楚了解其職責。
提供訓練與指導以改善績效，并促進部屬的個別發展。
8.發展勝利的團隊
研究一再證實，良好的管理和工作績效密切相關，別人將根據你的團隊的成果來評估你。
采取讓團隊成員參與的領導模式，在一開始時就必須盡最大努力以訂定部門及團隊的目標，在訂定目標與標準時，尋求部屬的參與，排定目標的優先級，并訂定達成目標期限。
你自己應該以身作則，樹立模范，展現你個人對達成團隊目標的信諾，在你的談話、表現及平常行為中，非正式地說明個人的高標準。建立親切、友善的關系，不要嚴峻、冷漠。
9.定期檢討和計劃
在上任第一周后，花時間反省你的進展，辨識出需要特別注意的議題，為下一周制定計劃。養成每周進行檢討與計劃的習慣，不要讓錯誤造成你的自我懷疑，人人都會犯錯，優秀的領導者從錯誤中學習，拙劣的領導則是一再重蹈覆轍。記住，你在新上任前三個月所建立的行為模式，日后將極難改變。