7天學會時間管理——第二天

KOKOLELE

第二天

    前一天，我們動筆寫了一份為期一周的時間表，對時間管理有了親身體會。現在，我們來學習有關的知識，以便能做得更好。

任何有效的時間管理系統都包含以下五個步驟：

1 明確你的價值觀

2 確定你的目標

3 對你的目標按優先級排序

4 明確你的任務

5 對任務按優先級排序

價值觀是我們想和做的基本原則，它是進行時間安排的最基本的因素。我們有不同的價值標準，它們形成我們個人特性的基礎，也是我們進行時間管理的基礎。大多數時候，我們根據自己的價值觀采取行動，雖然往往沒有意識到這一點。  

什么對你而言是最重要的？家庭？工作？金錢？你首先要明確自己需要的是什么，然后才能朝那個方向走。如果你不知道自己的目的地，你很可能會到達別的地方。

上一節練習中的事件可以分為幾個類別：

健康——看牙醫，洗澡，等等

家庭——給家里打電話，等等

友誼——買禮物，回信，參加聚餐，拜訪朋友，等等

愛情——準備燭光晚餐，等等

工作——簡報，電視節目，會議，整理材料，考試，等等

金錢——夜間兼職的面試，等等

興趣——看演唱會，等等

重看一遍你對這些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一項放在首位，把哪些放在無關緊要的地方。這就是你的價值觀。

目標是我們的需求和愿望——我們想得到什么。它們應該直接源于我們的價值觀。否則，我們所做的事將無法滿足自己的需要。

目標往往不能由單個行動達到，需要花費相當長的時間，并需要采取若干步驟。

例如，周末有一對矛盾：要么去外地拜訪朋友，要么準備星期天的報告。

如果你決定去外地訪問朋友，而不為報告做準備，你的目標很可能是：保持友誼，哪怕自己做出某些犧牲。

如果你不去訪問朋友，而是準備報告，你的目標很可能是：盡最大努力完成工作。

當然，保持友誼和完成工作都是你的目標。但你對它們的重視程度取決于你的價值觀。

把友誼放在前一位的價值觀可能是：你對生活的真正滿足源于你的家庭和朋友。 把工作放在前一位的價值觀可能是：你對生活的真正滿足來自于追求卓越。  

再如，任務表中還有一對矛盾：星期二和星期三晚上，在公司開會、兼職面試、看演唱會三者之間只能挑選兩樣，舍棄一樣。它們分別代表的是工作、金錢和興趣，對它們如何排序，也完全取決于你的價值觀和目標。

一旦明確了自己的價值觀和目標，接下來制訂日程表的過程就很簡單了。

下面是一套時間管理能力的自測題，請為每一項選擇最適合你的修飾語：是“總是”，還是“經常”，或是“很少”？

總是    經常    很少

1 我覺得我可以工作得更努力

2 我可以告訴你上個星期我工作了多少個小時

3 我常常把事情留到最后一分鐘才做

4 對我來說，開始一項工作很難

5 我對下一步要做什么不很確定

6 我要開始做某件事之前，要拖延很長時間

7 我不知道我做的是否足夠多

8 我在不同的任務之間頻繁地換來換去

9 我在某些地方的工作效率比在其他地方的高

10 我在某些時間的工作效率比在其他時間的高

11 我工作起來沒有規律，往往在某件事上花費很多時間后又置之不理

12 我不可能完成我想做的全部事情

13 我不肯定自己是否在優先處理最重要的事情

14 到這門課程結束之前，我不敢肯定自己是否會堅持到底

15 我工作時沒有任何計劃

請把你的答案和后面的解釋互相對照。

1.  我覺得我可以工作得更努力

你總是覺得你可以做得更好一些嗎？如果你總是覺得自己的時間沒有發揮最大作用，這說明你的時間管理技巧有問題，你要學會善用時間。

2.  我可以告訴你上個星期我工作了多少個小時

很多人對自己的工作時間只有個大致的印象：我好象一直在工作。這樣是不行的。人們的感覺往往和實際并不相符。研究人員用錄像機攝下實驗者的工作情況，把統計得到的工作時間與實驗者自我感覺的工作時間對照，發現兩者之間的差距相當大。如果你對自己的工作時間沒有明確的認識，最好花一天至一星期的時間，逐小時記錄自己的工作時間，結果說不定會使你大吃一驚。

3.  我常常把事情留到最后一分鐘才做

如果總是出現這種情況，有兩種可能原因：一是你忽視時間管理，不使用時間表，二是在制訂時間表時，沒有依照合理的順序。

4.  對我來說，開始一項工作很難

哪怕訂好了計劃，要開始做這件工作，仍是件頭疼的事——如果常常出現這種情況，那么，癥結不在制訂計劃的環節，而在于“行動”這一環。你要有意識地增強自己的行動意識，并學會一些克服拖延的技巧。

5.  我對下一步要做什么不很確定

如果總是對下一步要做什么不很確定，則是缺乏整體計劃的表現。

6.  我要開始做某件事之前，要拖延很長時間

請參見對第4 項的解釋

7.  我不知道我做的是否足夠多

請參見對第1 項的解釋

8.  我在不同的任務之間頻繁地換來換去

怎樣確定分配給不同任務的時間段長度，是一項重要的技巧，過長或過短都會降低你的效率，你可以通過測試和記錄來確定最適合自己的間隔。

9.  我在某些地方的工作效率比在其他地方的高

沒有人能完成排除外界影響，不同的地點對人的工作效率有不同的影響，只不過人們往往沒有留意這一點。如果你清楚地知道自己在哪些地方的工作效率較高，說明你對自己很了解。這有助于你進行時間管理。  

10.  我在某些時間的工作效率比在其他時間的高

請參見對第9 項的解釋。

11.  我工作起來沒有規律，往往在某件事上花費很多時間后又置之不理

這也是缺乏整體計劃的表現。

12.  我不可能完成我想做的所有事情

人不可能完成所有想做的事情，在制訂時間表時必須有所取舍。但如果連時間表上的事情也總是不能完成，那么不是時間表不切實際，就是執行的過程出現問題。

13.  我不肯定自己是否在優先處理最重要的事情

先明確價值觀，再確定目標，就能容易地為各種事情確定優先級，優先處理重要的事情。如果總是對此感到迷惘，則說明對自己的價值觀不很明確，不能清楚地表述自己真正需要的是什么。

14.  到這門課程結束之前，我不敢肯定自己是否會堅持到底如果因為缺乏計劃和執行能力，常常不能完成想做的事情，就會對自己失去信心，做任何事情的時候都不知道自己是否會堅持到底。

15.  我工作時沒有任何計劃

這是你對自己的計劃性的評價，請對照上面各項的解釋，看你

對自己的評價是否適當。

天牛行空

新手可以好好學習一下